Optimaliseer je bestel-proces met
onze nieuwe functionaliteit:
Inkooporderbevestigingen automatisch
inlezen, herkennen en matchen
Elders in deze nieuwsbrief schrijven we dat je met WhiteVision niet alleen facturen, maar ook andersoortige inkomende documenten kan verwerken. Zo kan je de repetitieve handelingen die vaak gepaard gaan met inkomende documentverwerking, zoveel mogelijk elimineren.
Hier beschrijven we een nieuwe functionaliteit waarmee je jouw administratieve processen wéér een stuk efficiënter en makkelijker maakt. Deze faciliteert de automatische verwerking van inkooporderbevestigingen
Afwijkingen eerder in het proces
signaleren
Als je in je organisatie met bestellingen werkt, dan wil je de inkooporders vergelijken met de inkoopfactuur. In dit matching-proces signaleer je afwijkingen, zoals prijsverschillen, onverwachte extra kosten, etc.. Indien er afwijkingen zijn ontstaan gaat dit gepaard met extra handelingen, zoals het aanpassen van het boekingsvoorstel, afboeken van de extra kosten en het opnieuw moeten rondsturen ter goedkeuring van de factuur.
Wij merken dat er een groeiende behoefte is om deze signalering naar voren te halen, zodat het proces soepeler verloopt. De meeste leveranciers sturen na het ontvangen van een inkooporder een inkooporderbevestiging terug. Een inkooporderbevestiging bevat de definitieve aantallen, artikelprijzen en de leverdatum van de door jouw bestelde producten.
Wanneer zo’n bevestiging binnenkomt, dan zoek je de inkooporder erbij. Staan hier 100 regels op, maar bevat de bevestiging slechts 99 regels? Dan ga je handmatig op zoek naar de afwijking. Zie je onder de streep een afwijkend bedrag staan? Dan verricht je het nodige speurwerk om het verschil te verklaren. En dan zijn er natuurlijk nog de reguliere handmatige handelingen, zoals het downloaden / opslaan / inscannen van het document, het overtypen van gegevens en het toevoegen van de bevestiging aan je ERP-systeem.
Handmatige handelingen elimineren: zó doe je dat
Veel werk? Absoluut. Dat kan veel efficiënter! Omdat we bij WhiteVision graag blijven inspelen op jouw behoeftes als klant, hebben we gezorgd dat je inkooporderbevestigingen nu ook met onze oplossing kan inlezen, herkennen en matchen met de inkooporder.
1. Door het automatisch inlezen van de inkooporderbevestiging minimaliseer je het handmatige werk om de bevestiging digitaal in je ERP te krijgen. Tevens wordt de PDF er automatisch bijgeplaatst.
2. Het systeem attendeert je op eventuele afwijkingen. Met behulp van de automatische matching functionaliteit, zie je direct de verschillen tussen de inkooporder en de orderbevestiging.
3. Hierbij kan er direct worden gecontroleerd of de gewenste leverdatum klopt met de toegezegde leverdatum.
In dit proces worden er ook nog regelmatig herbevestigingen gestuurd, waarbij bijvoorbeeld een leverdatum nog regelmatig gewijzigd wordt. Ook deze herbevestigingen kunnen automatisch worden verwerkt.
Interesse in deze nieuwe functionaliteit? Neem contact met ons op.